Private Papiere und Dokumente in 7 Schritten richtig gut sortieren

Extras / Hilfen

Fertig beschriftete Rückenschilder
(im Top Ordnungs­system)

Die Übersicht über seine privaten Papiere und Dokumente zu haben, ist nicht immer einfach. Viele verschiedene Unterlagen müssen übersichtlich sortiert sein und regelmäßig kommen auch neue Papiere hinzu, für die ein sinnvoller und logischer Platz gefunden werden muss. Manches lässt sich gar nicht einordnen und landet auf einem Stapel, der über Wochen und Monate, evtl. sogar Jahre immer größer und unübersichtlicher wird.

Genauso gibt es auch immer mehr digitale Unterlagen, die man sinnvoll ordnen soll, damit der Überblick erhalten bleibt.

Der erste Schritt ist meistens auch der Aufwändigste: Das Sortieren und übersichtliche Ablegen von vielen unterschiedlichen Papieren, Dokumenten und Unterlagen. Allein das „Erfinden“ einer sinnvollen Ablagesystematik kann viel Zeit und Nerven in Anspruch nehmen.

Daraus ergibt sich die Frage: Wie ordne ich meine Unterlagen richtig?

 

7 Schritte zum perfekten Ablagesystem

Mit den nachfolgenden 7 Schritten schaffen Sie Ordnung in Ihren Unterlagen und haben am Ende ein System, dass Ihnen in Zukunft hilft, diese Ordnung auch zu halten:

Was Sie für den Einstieg benötigen? Zeit, den Wunsch etwas zu ändern, einen großen Papierkorb und eine ungestörte Ecke in der Wohnung.

Schritt 1

Suchen Sie sich einen ungestörten Platz in der Wohnung, den Sie auch mehrere Tage belagern können. Tragen Sie an diesem Platz alle losen Papiere und Dokumente, Kisten und Kartons, Hängeordner, Ablagekörbchen und bereits angelegte Ordner zusammen.

Schritt 2

Der nächste Schritt ist harte Arbeit und erfordert Zeit und konsequentes Handeln. Sortieren Sie nun Ihre gesamten Unterlagen. Nehmen Sie dazu jedes Papier einzeln in die Hand und entscheiden über behalten oder wegwerfen.

Alles was nicht mehr benötigt wird, kommt in den Papierkorb:

  1. Bedienungsanleitungen und Rechnungen von Geräten, die es nicht mehr gibt
  2. Anschreiben jeglicher Art ohne wichtige Informationen
  3. Gekündigte Verträge (Versicherungen, Vereine, Abos etc.)

Bei allen Unterlagen, die Sie behalten, notieren Sie die entsprechende Kategorie auf einem Block (diesen werden Sie bei Schritt 3 benötigt).

Schritt 3

Schreiben Sie die gesammelten Kategorien einzeln auf ein Blatt Papier. Sie können gerne auch noch Unterkategorien auf dem Blatt vermerken. Oder Sie orientieren sich an unseren weiter unten aufgelisteten Ordnerbeispielen.

 

 

Top Ordnungssystem

 

 

Schritt 4

Jetzt kommt die wichtigste Arbeit: Das Sortieren der Papiere, Unterlagen und Dokumente, die behalten und abgelegt werden sollen. Sie benötigen dazu Platz auf einem großen Tisch oder auf dem Boden. Verteilen Sie dort die geschriebenen Blätter und ordnen dann Ihre Papiere den einzelnen Kategorien zu. Sollte Ihnen eine Kategorie fehlen, schreiben Sie diese auf ein neues Blatt. Damit haben Sie einen Großteil der Arbeit erledigt.

Was tun, wenn immer noch Papiere übrig sind?
Zuerst einmal sollten Sie feststellen, ob es genügend Unterlagen sind, dass es sich lohnt hierzu einen schmalen oder auch breiten Ordner zusätzlich anzulegen. Das ist natürlich nur der Fall, wenn die Papiere zu einem Thema zusammengefasst und evtl. in Unterthemen aufgeteilt werden können. Wenn das nicht der Fall ist, und es somit viele Papiere ohne gemeinsames Thema sind, ist ein A-Z Ordner (breiter Ordner mit A-Z Register) eine gute Lösung. Hier legen Sie nun die restlichen Unterlagen ab. Bitte beachten Sie: Unterlagen im A-Z Ordner sind nicht ganz so schnell wiederzufinden wie in den anderen Ordnern.

Schritt 5

Nun gilt es, die Papierstapel in Ordner zu überführen. Dazu legen Sie sich für jede Kategorie einen Ordner an und beschriften diesen. Legen Sie für die Unterkategorien ein Register an. Evtl. benötigen Sie noch Trennblätter um Ihre Ablage zu vervollständigen.

Was ist, wenn ein Ordner voll wird? Einen Ordner können Sie ganz schnell in zwei aufteilen, indem Sie das Register an einer sinnvollen Stelle teilen und auf zwei Ordnern aufteilen. Oder Sie schauen die Unterlagen durch und werfen alles weg, was nicht mehr benötigt wird. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Sie einen separaten Ordner für Ihre Altablage anlegen. Kaufen Sie sich dazu günstige Ordner mit aufgeklebtem Rückenschild und nehmen zur Beschriftung einen Bleistift. So können Sie den Ordner immer wieder verwenden, ohne dass Sie das Rückenschild überkleben oder ablösen müssen. Beschriften sie die Ordner mit „Altablage - Bank“ usw. und den entsprechenden Unterkategorien. Diese Ordner können Sie weiter entfernt vom Arbeitszimmer z.B. im Keller lagern, da sie ja weniger oft gebraucht werden, das spart Platz in Ihrem Wohn- und Arbeitsbereich.

Schritt 6

Legen Sie sich auf Ihrem PC eine parallele Ordnerstruktur an, um im gleichen Ordnungssystem digitale Unterlagen ablegen zu können. Wichtige Dokumente, wie Personalausweis, Geburtsurkunden etc. können Sie auch einscannen und elektronisch ablegen.

 

 

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Schritt 7

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben es geschafft! Was jetzt zählt ist, dass Sie konsequent dieses System anwenden und bei allen neuen Papieren entscheiden - aufheben oder wegwerfen.

Nicht jeder möchte sofort jedes einzelne Papier oder Dokument in die Ordner sortieren. Deshalb sollten Sie einen Platz reservieren, an dem Sie die ganzen Unterlagen zwischenlagern wie z.B. ein Fach in einem Schrank oder Regal. Gut geeignet sind auch Briefkörbe aus Metall oder Plastik, die Sie mit einem kleinen Schild beschriften >> Ablage privat.

Wenn Sie genug Platz haben können Sie auch ein Körbchen „zu erledigen“ oder bei Bedarf auch „Lesen“ anlegen. So ist alles gleich vorsortiert und es entstehen keine undurchsichtigen Stapel.

 

Ordnerbeispiele für Ihre Ablage

Um Ihnen das Anlegen der Ordner zu erleichtern finden Sie hier eine Auflistung der wichtigsten Kategorien.

Diese fünf Ordner sollten Sie auf jeden Fall anlegen:

  1. Bank
  2. Beruf
  3. Fahrzeug Auto
  4. Versicherungen & Altersvorsorge
  5. Rechnungen für Haushaltsgegenstände

In diese Ordnerstruktur passen bereits ca. 60 % Ihrer privaten Unterlagen und Dokumente.

Ordner

Inhalte im Detail

Info / Tipps

Bank

Konto­auszüge des Girokontos
Schrift­verkehr + Infos Girokonto
Kredit­karte(n)
Kredite

Konto­auszüge können auch separat in einem Konto­auszugs­mäpp­chen in einer (Schreib­tisch-) Schub­lade gelegt werden

Beruf

Gehalt
Be­urteilungen
Arbeits­verträge
Zwischen­zeugnisse
Arbeits­zeugnisse
Be­werbungen, Lebenslauf usw.
Abgangs­zeugnis der Schule
Nachweise für Bundeswehr Zivildienst etc.
Diplom­urkunde

sollte man einmal viele Be­wer­bungen haben ist ein Extra-Ordner hierfür em­pfehlens­wert

Fahrzeuge (Auto, Motorrad usw.)

Kauf- / Verkaufs­unterlagen
Ver­sicherungs­unterlagen Werkstatt und TüV Papiere
etc.

für jedes Fahrzeug ist ein separater Ordner sinnvoll , in der Regel reicht ein schmaler A4 Ordner

Ver­sicher­ungen und Alters­vorsorge

Ver­sicher­ungen für Sachen und Personen
Weitere Ver­sicher­ungen
Private Alters­vorsorge
Betriebliche  Alters­vorsorge
Allg. Infos zu Ver­sicherungen

 

Rech­nungen f. Haushalts­gegen­stände

eine grobe Ordnung ist sinnvoll; z.B. Elektronik, Möbel, Küchen­geräte, Freizeit etc.

Rech­nungen wg. möglicher Garantie 2 Jahre auf­heben; evtl. auch länger: manchmal ist es praktisch zu wissen was man „damals“ bezahlt hat

Ein fix & fertiges Ordnungssystem mit vielen Extras und wichtigen Tipps und Tricks für alle Ihre privaten Unterlagen finden Sie hier.

 

Wenn Sie deutlich mehr als 60% aller Ihrer privaten Papiere sortiert haben möchten, können Sie noch folgende vier Ordner anlegen:

  1. Sozialversicherung & Amtliches
  2. Geldanlage
  3. Bedienungsanleitungen
  4. Steuerunterlagen

 

In diese Ordner passen weitere 25-30% Ihrer Papiere und Unterlagen.

Ordner

Inhalte im Detail

Info / Tipps

Gesund­heit

Rechnungen
Erstattungen
Befunde
Röntgen­bilder usw.

 

Rech­nungen

Kurzfristige Geldanlagen
langfristige Geldanlagen
Frei­stellungs­aufträge

da es meistens sehr viele Rech­nungen und kleinere Quit­tungen gibt sollte man ent­scheiden, was man behält oder wenn nicht sehr wichtig gleich wegwirft

Wohnen

Papiere zum Thema
Mieten: Mietvertrag
Mietkaution
Über­gabe­protokoll
Neben­kosten

 

Haus / Eigen­tums­woh­nung

Kaufvertrag
Flurkarte
Baupläne
Papiere zu Eigen­tümer­ver­samm­lungen
Infos zu Hausver­waltung

 

Kind

alles was Schule und Kinder­garten usw. betrifft
amtliches wie z.B. Kindergeld

für jedes Kind ist es zweck­mäßig einen Ordner anzu­legen

Hobby & Verein

alle Unterlagen hierzu

pro Verein ist je ein Ordner sinnvoll

 

 

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Wenn Sie fast 100% aller Ihrer privaten Papiere sortiert haben möchten, können Sie noch folgende fünf Ordner hierfür anlegen:

  1. Gesundheit
  2. Rechnungen
  3. Wohnen
  4. Kind(er)
  5. Hobby & Verein

Mit diesen Ordnern passen können Sie jetzt praktisch 99,9% Ihrer Unterlagen unter bringen.

Ordner

Inhalte im Detail

Info / Tipps

Gesund­heit

Rechnungen
Erstattungen
Befunde
Röntgen­bilder usw.

 

Rech­nungen

Kurzfristige Geldanlagen
langfristige Geldanlagen
Frei­stellungs­aufträge

da es meistens sehr viele Rech­nungen und kleinere Quit­tungen gibt sollte man ent­scheiden, was man behält oder wenn nicht sehr wichtig gleich wegwirft

Wohnen

Papiere zum Thema
Mieten: Mietvertrag
Mietkaution
Über­gabe­protokoll
Neben­kosten

 

Haus / Eigen­tums­woh­nung

Kaufvertrag
Flurkarte
Baupläne
Papiere zu Eigen­tümer­ver­samm­lungen
Infos zu Hausver­waltung

 

Kind

alles was Schule und Kinder­garten usw. betrifft
amtliches wie z.B. Kindergeld

für jedes Kind ist es zweck­mäßig einen Ordner anzu­legen

Hobby & Verein

alle Unterlagen hierzu

pro Verein ist je ein Ordner sinnvoll

 

 

Welches Material wird für das Anlegen eines gutes Ordnungssystems benötigt?

Ordner

  1. breite DIN A4 Ordner - auch Leitzordner genannt
  2. schmale DIN A4 Ordner

Kaufen Sie sich Ordner mit einsteckbarem Rückenschild und Erstellen diese selbst. So lassen sich Ordner schnell umbeschriften. Bei Ordnern für die Altablage genügen einfache mit aufgeklebtem Schild.

Büromaterial

  1. Prospekthüllen (gelochte DIN A4 Klarsichthüllen) für kleinere Belege
  2. Trennstreifen (gelochte Pappstreifen, schmal, Breite wie ein A4 Blatt); diese gibt es in 23 und 24cm Länge
  3. evtl. Heftstreifen wenn man mehrere Blätter zusammen ablegen möchte
  4. Rückenschilder für die Ordner (sofern noch nicht vorhanden, können auch selbst erstellt werden)

Sonstiges

  1. Locher, für sehr dicke Unterlagen ein Registraturlocher (am besten ausleihen, da recht teuer)
  2. Heftmaschine (auch Tacker oder Heftgerät genannt), genügend Heftklammern
  3. Büroklammern, falls man bestimmte Blätter nicht heften möchte

 

Was muss man alles tun, bis ein Ordner fertig ist?

Folgende Entscheidungen sollten Sie treffen:

  1. Wie viele Ordner für welche Themen werden benötigt?
  2. Wie viele Unterlagen / Seiten gibt es pro Thema?
  3. Ist es sinnvoll, Unterkategorien zu bilden?
  4. Welche Ordnergröße wird für die einzelnen Kategorien benötigt?
  5. Wie viel Platz wird für alle Ordner benötigt?

In den meisten Fällen ist die die breite Version (7,5 cm) von DIN A4 Ordnern empfehlenswert. Wo auch immer es möglich ist, sollte man die schmale Version (5 cm) benutzen (das ist z. B. beim Kfz-Ordner meistens der Fall). Damit sparen Sie Platz im Regal. Ordner mit einsteckbaren Rückenschildern sind sehr empfehlenswert. Sie sehen immer sauber aus, können bei Bedarf schnell ausgetauscht und entfernt werden. Mit dem PC entwickelt und dann gedruckt sind die Rückenschilder schnell verfügbar und immer gut lesbar. Weiterhin können Sie diese bei Bedarf immer wieder ändern und neu ausdrucken.

Besorgen Sie sich für jeden Ordner die passenden Register, je nachdem wie viele Unterkategorien Sie im Ordner anlegen möchten. Empfehlenswert sind 6er Register. Hierdurch sind weder zu viel noch zu wenige Unterlagen im Ordner. 10er Register werden zwar häufig benutzt, jedoch sind die Ordner durch Unterlagen zu 10 verschiedenen Themen recht schnell voll.

Wählen Sie eine für Sie angenehme Ordnerfarben aus; möchten Sie alle Ordner in einer oder bevorzugen Sie mehrere Farben?

Ideen zur Farbauswahl der Ordner:

  1. Die klassische, edle Variante: alle Ordner in schwarz
  2. Modern und elegant: alle Ordner in weiß
  3. Die Ampelmethode: rot, gelb, grün; sortieren Sie Ihre Ordner nach Ihrer persönlichen Wichtigkeit
  4. Mischung schwarz / weiß: häufig benutzte Ordner, die anderen in schwarz (oder auch umgekehrt)
  5. Ordnung nach Themen: fassen Sie mehrere Ordner zusammen bilden Sie Kategorien, wie z.B. Bank & Versicherung, Fahrzeuge usw. Für jede Ordnerkategorie nehmen Sie jeweils gleichfarbige Ordner.

Dies sind einige Vorschläge, wie Sie die Ordner für Ihre privaten Papiere übersichtlich und farbig sortieren können. So erhalten Sie eine schöne Optik und gleichzeitig einen besseren Überblick.
Planen Sie das Ordnungssystem für Ihre privaten Papiere evtl. vorab auf Papier und erstellen Sie sich dann eine Einkaufsliste für alle benötigten Bestandteile.

 

 

 

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Wo sollte man seine privaten Unterlagen aufbewahren?

Der Aufbewahrungsort hängt davon ab, wo Sie die Unterlagen hauptsächlich bearbeiten werden und wie viel Platz Ihnen im Wohnraum zur Verfügung steht. Die meisten haben einen Bereich in der Wohnung, an dem Ordner mit verschiedenen Unterlagen sinnvoll aufbewahrt werden können. Dies kann ein Arbeitszimmer, Büro oder ein Arbeitsbereich sein, in dem ein geeignetes Regal oder ein Schrank steht.

Hat man im Wohnbereich nicht so viel Platz, können die Unterlagen auch aufgeteilt werden: wichtige und häufiger benötigte Ordner sind im Wohnbereich; alle anderen im Keller bzw. in einem Kellerraum.

Sehr wichtige Unterlagen sind im Keller am Sichersten aufgehoben: Wichtige Dokumente werden selten gestohlen; sie gehen durch Brandschaden und oft auch durch das Löschwasser kaputt.
Die meisten Feuer entstehen im Wohnbereich, viel seltener im Keller. Auch Diebe durchwühlen meistens Schränke im Büro- und Wohnbereich, extrem selten werden auch noch die Kellerräume aufgesucht. Deshalb sind wichtige Papiere im Keller gut aufgehoben. Als gute Alternative für ganz wichtige Dokumente sind auch ein feuerfester Tresor oder eine feuerfeste und wasserdichte Dokumentenbox geeignet.

 

Sind Hängemappen eine sinnvolle Aufbewahrungs­möglichkeit?

Hängemappen werden auch Hängeregistratur genannt. Für das Sortieren von privaten Unterlagen sind Hängemappen eher kritisch zu sehen.

  1. Der Platz, den Sie bieten ist deutlich begrenzt
  2. Für die Aufbewahrung sind spezielle Ständer notwendig, die zusätzliche Kosten verursachen und je nach Dicke der Mappen schnell voll sind.
  3. Die Ständer benötigen meistens eine Standfläche, die nicht einfach in ein Regal passt; es bleibt also der Boden oder speziell dafür gemachte Auszüge in Schreibtischcontainern.
  4. Für jede Mappe braucht man ein separates Beschriftungsschild (Kosten u. zusätzlicher Aufwand).
  5. Man benötigt immer genügend Mappen auf Vorrat.
  6. Sie sind deutlich teurer als Ordner, vor allem wenn man das Platzangebot vergleicht.

Sie sind also eher für die themen- oder kundenbezogene Ablage von Papieren, von denen man weiß, dass es nicht zu viele werden geeignet als für das Organisieren von privaten Unterlagen.

 

Was wird wie lange aufbewahrt?

Da der zur Verfügung stehende Platz meist nicht unendlich ist, sollte man von Zeit zu Zeit auch einmal ausmisten.

Papiere, die Sie nie wegwerfen sollten

  1. Geburtsurkunden von Ihnen selbst und Ihren Kindern
  2. Taufschein von Ihnen selbst und Ihren Kindern
  3. Heiratsurkunde
  4. Sterbeurkunden von Angehörigen > Regelung von Nachlassangelegenheiten
  1. Abschlusszeugnis der Schule
  2. Prüfungszeugnis der IHK
  3. Hochschuldiplom
  4. Meisterbrief
  5. Nachweise von Weiterbildungen

 

Für alles andere gilt:

Was?

Wie lange?

Info

Bank­unterlagen
Kontoaus­züge

10 Jahre empfehlens­wert

Die Beschaffung von alten Konto­unterlagen ist meistens sehr teuer!

Ver­sicherungs­unterlagen

Solange die Verträge laufen

Kapital­lebens-, private Renten­versicher­ungen, 3-4 Jahre nach Auszahlung aufbe­wahren. Es können Ansprüche Ihrerseits entstehen
(z.B. Nach­zahlungen aufgrund von Gerichts­urteilen bei Lebens­versicher­ungen)

Ausbildungs-, Arbeits­verträge und Gehalts­unterlagen

Aufheben, bis der Renten­anspruch geklärt und schriftlich bestätigt ist

auch Bestätigung sonstiger Zeiten wie Bundes­wehr, Zivildienst usw.

Unterlagen zur gesetzlichen Renten­ver­sicherung

Aufheben, bis der Renten­anspruch geklärt und schriftlich bestätigt ist

 

Steuer­unterlagen
(Nichtselb­ständige)

10 Jahre empfehlens­wert

Wichtig als Ein­kommens­nachweis bei staatlichen Unter­stützungen (Kinder­geld, BaföG, Elterngeld, Pflegegeld usw.)


Vor allem dann auf­bewahren: Steuer­bescheid ist nur vorläufig (s. Text Ihres Steuer­bescheids)

Rechnungen / Quittungen

Solange die Garantie läuft

Bei Gegen­ständen, die länger im Haushalt bleiben, generell auf­bewahren, da die Unterlagen bei Diebstahl / Brand als Nachweis dienen.

Meistens 2 Jahre,
manchmal auch länger
> Aldi / Hofer Artikel haben oft 3 Jahre  Garantie

Tipp: Ordner im Keller aufbewahren > bei Brand ist der Ordner dort sicherer als in der Wohnung

Hand­werker­rechnungen

wg. der Gewähr­leistungs­pflicht bei Handwerks­leistungen

Deutschland z.B. 5 Jahre

Wohnungs- und Miet­verträge + Übergabe­protokolle

nach Beendigung des Mietver­hältnisses noch einige Jahre aufheben

Deutschland z.B. 3 Jahre

Haus- oder Wohnungs­kauf, An- oder Umbau, Reno­vierung

Rechnungen und Pläne immer behalten: Bei Verkauf leichtere Wert­ermittlung der Immobilie

Unterlagen von Reno­vierungen sollte man aufheben
> als Grundlage für neue Angebote nützlich

 

 

 

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