Die Übersicht über seine privaten Papiere und Dokumente zu haben, ist nicht immer einfach. Viele verschiedene Unterlagen müssen übersichtlich sortiert sein und regelmäßig kommen auch neue Papiere hinzu, für die ein sinnvoller und logischer Platz gefunden werden muss. Manches lässt sich gar nicht einordnen und landet auf einem Stapel, der über Wochen und Monate, evtl. sogar Jahre immer größer und unübersichtlicher wird.
Genauso gibt es auch immer mehr digitale Unterlagen, die man sinnvoll ordnen soll, damit der Überblick erhalten bleibt.
Der erste Schritt ist meistens auch der Aufwändigste: Das Sortieren und übersichtliche Ablegen von vielen unterschiedlichen Papieren, Dokumenten und Unterlagen. Allein das „Erfinden“ einer sinnvollen Ablagesystematik kann viel Zeit und Nerven in Anspruch nehmen.
Daraus ergibt sich die Frage: Wie ordne ich meine Unterlagen richtig?
Mit den nachfolgenden 7 Schritten schaffen Sie Ordnung in Ihren Unterlagen und haben am Ende ein System, dass Ihnen in Zukunft hilft, diese Ordnung auch zu halten:
Was Sie für den Einstieg benötigen? Zeit, den Wunsch etwas zu ändern, einen großen Papierkorb und eine ungestörte Ecke in der Wohnung.
Suchen Sie sich einen ungestörten Platz in der Wohnung, den Sie auch mehrere Tage belagern können. Tragen Sie an diesem Platz alle losen Papiere und Dokumente, Kisten und Kartons, Hängeordner, Ablagekörbchen und bereits angelegte Ordner zusammen.
Der nächste Schritt ist harte Arbeit und erfordert Zeit und konsequentes Handeln. Sortieren Sie nun Ihre gesamten Unterlagen. Nehmen Sie dazu jedes Papier einzeln in die Hand und entscheiden über behalten oder wegwerfen.
Alles was nicht mehr benötigt wird, kommt in den Papierkorb:
Bei allen Unterlagen, die Sie behalten, notieren Sie die entsprechende Kategorie auf einem Block (diesen werden Sie bei Schritt 3 benötigt).
Schreiben Sie die gesammelten Kategorien einzeln auf ein Blatt Papier. Sie können gerne auch noch Unterkategorien auf dem Blatt vermerken. Oder Sie orientieren sich an unseren weiter unten aufgelisteten Ordnerbeispielen.
Jetzt kommt die wichtigste Arbeit: Das Sortieren der Papiere, Unterlagen und Dokumente, die behalten und abgelegt werden sollen. Sie benötigen dazu Platz auf einem großen Tisch oder auf dem Boden. Verteilen Sie dort die geschriebenen Blätter und ordnen dann Ihre Papiere den einzelnen Kategorien zu. Sollte Ihnen eine Kategorie fehlen, schreiben Sie diese auf ein neues Blatt. Damit haben Sie einen Großteil der Arbeit erledigt.
Was tun, wenn immer noch Papiere übrig sind?
Zuerst einmal sollten Sie feststellen, ob es genügend Unterlagen sind, dass es sich lohnt hierzu einen schmalen oder auch breiten Ordner zusätzlich anzulegen. Das ist natürlich nur der Fall, wenn die Papiere zu einem Thema zusammengefasst und evtl. in Unterthemen aufgeteilt werden können. Wenn das nicht der Fall ist, und es somit viele Papiere ohne gemeinsames Thema sind, ist ein A-Z Ordner (breiter Ordner mit A-Z Register) eine gute Lösung. Hier legen Sie nun die restlichen Unterlagen ab. Bitte beachten Sie: Unterlagen im A-Z Ordner sind nicht ganz so schnell wiederzufinden wie in den anderen Ordnern.
Nun gilt es, die Papierstapel in Ordner zu überführen. Dazu legen Sie sich für jede Kategorie einen Ordner an und beschriften diesen. Legen Sie für die Unterkategorien ein Register an. Evtl. benötigen Sie noch Trennblätter um Ihre Ablage zu vervollständigen.
Was ist, wenn ein Ordner voll wird? Einen Ordner können Sie ganz schnell in zwei aufteilen, indem Sie das Register an einer sinnvollen Stelle teilen und auf zwei Ordnern aufteilen. Oder Sie schauen die Unterlagen durch und werfen alles weg, was nicht mehr benötigt wird. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Sie einen separaten Ordner für Ihre Altablage anlegen. Kaufen Sie sich dazu günstige Ordner mit aufgeklebtem Rückenschild und nehmen zur Beschriftung einen Bleistift. So können Sie den Ordner immer wieder verwenden, ohne dass Sie das Rückenschild überkleben oder ablösen müssen. Beschriften sie die Ordner mit „Altablage - Bank“ usw. und den entsprechenden Unterkategorien. Diese Ordner können Sie weiter entfernt vom Arbeitszimmer z.B. im Keller lagern, da sie ja weniger oft gebraucht werden, das spart Platz in Ihrem Wohn- und Arbeitsbereich.
Legen Sie sich auf Ihrem PC eine parallele Ordnerstruktur an, um im gleichen Ordnungssystem digitale Unterlagen ablegen zu können. Wichtige Dokumente, wie Personalausweis, Geburtsurkunden etc. können Sie auch einscannen und elektronisch ablegen.
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben es geschafft! Was jetzt zählt ist, dass Sie konsequent dieses System anwenden und bei allen neuen Papieren entscheiden - aufheben oder wegwerfen.
Nicht jeder möchte sofort jedes einzelne Papier oder Dokument in die Ordner sortieren. Deshalb sollten Sie einen Platz reservieren, an dem Sie die ganzen Unterlagen zwischenlagern wie z.B. ein Fach in einem Schrank oder Regal. Gut geeignet sind auch Briefkörbe aus Metall oder Plastik, die Sie mit einem kleinen Schild beschriften >> Ablage privat.
Wenn Sie genug Platz haben können Sie auch ein Körbchen „zu erledigen“ oder bei Bedarf auch „Lesen“ anlegen. So ist alles gleich vorsortiert und es entstehen keine undurchsichtigen Stapel.
Um Ihnen das Anlegen der Ordner zu erleichtern finden Sie hier eine Auflistung der wichtigsten Kategorien.
Diese fünf Ordner sollten Sie auf jeden Fall anlegen:
In diese Ordnerstruktur passen bereits ca. 60 % Ihrer privaten Unterlagen und Dokumente.
Ordner |
Inhalte im Detail |
Info / Tipps |
Bank |
Kontoauszüge des Girokontos |
Kontoauszüge können auch separat in einem Kontoauszugsmäppchen in einer (Schreibtisch-) Schublade gelegt werden |
Beruf |
Gehalt |
sollte man einmal viele Bewerbungen haben ist ein Extra-Ordner hierfür empfehlenswert |
Fahrzeuge (Auto, Motorrad usw.) |
Kauf- / Verkaufsunterlagen |
für jedes Fahrzeug ist ein separater Ordner sinnvoll , in der Regel reicht ein schmaler A4 Ordner |
Versicherungen und Altersvorsorge |
Versicherungen für Sachen und Personen |
|
Rechnungen f. Haushaltsgegenstände |
eine grobe Ordnung ist sinnvoll; z.B. Elektronik, Möbel, Küchengeräte, Freizeit etc. |
Rechnungen wg. möglicher Garantie 2 Jahre aufheben; evtl. auch länger: manchmal ist es praktisch zu wissen was man „damals“ bezahlt hat |
Ein fix & fertiges Ordnungssystem mit vielen Extras und wichtigen Tipps und Tricks für alle Ihre privaten Unterlagen finden Sie hier.
Wenn Sie deutlich mehr als 60% aller Ihrer privaten Papiere sortiert haben möchten, können Sie noch folgende vier Ordner anlegen:
In diese Ordner passen weitere 25-30% Ihrer Papiere und Unterlagen.
Ordner |
Inhalte im Detail |
Info / Tipps |
Gesundheit |
Rechnungen |
|
Rechnungen |
Kurzfristige Geldanlagen |
da es meistens sehr viele Rechnungen und kleinere Quittungen gibt sollte man entscheiden, was man behält oder wenn nicht sehr wichtig gleich wegwirft |
Wohnen |
Papiere zum Thema |
|
Haus / Eigentumswohnung |
Kaufvertrag |
|
Kind |
alles was Schule und Kindergarten usw. betrifft |
für jedes Kind ist es zweckmäßig einen Ordner anzulegen |
Hobby & Verein |
alle Unterlagen hierzu |
pro Verein ist je ein Ordner sinnvoll |
Wenn Sie fast 100% aller Ihrer privaten Papiere sortiert haben möchten, können Sie noch folgende fünf Ordner hierfür anlegen:
Mit diesen Ordnern passen können Sie jetzt praktisch 99,9% Ihrer Unterlagen unter bringen.
Ordner |
Inhalte im Detail |
Info / Tipps |
Gesundheit |
Rechnungen |
|
Rechnungen |
Kurzfristige Geldanlagen |
da es meistens sehr viele Rechnungen und kleinere Quittungen gibt sollte man entscheiden, was man behält oder wenn nicht sehr wichtig gleich wegwirft |
Wohnen |
Papiere zum Thema |
|
Haus / Eigentumswohnung |
Kaufvertrag |
|
Kind |
alles was Schule und Kindergarten usw. betrifft |
für jedes Kind ist es zweckmäßig einen Ordner anzulegen |
Hobby & Verein |
alle Unterlagen hierzu |
pro Verein ist je ein Ordner sinnvoll |
Ordner
Kaufen Sie sich Ordner mit einsteckbarem Rückenschild und Erstellen diese selbst. So lassen sich Ordner schnell umbeschriften. Bei Ordnern für die Altablage genügen einfache mit aufgeklebtem Schild.
Büromaterial
Sonstiges
Folgende Entscheidungen sollten Sie treffen:
In den meisten Fällen ist die die breite Version (7,5 cm) von DIN A4 Ordnern empfehlenswert. Wo auch immer es möglich ist, sollte man die schmale Version (5 cm) benutzen (das ist z. B. beim Kfz-Ordner meistens der Fall). Damit sparen Sie Platz im Regal. Ordner mit einsteckbaren Rückenschildern sind sehr empfehlenswert. Sie sehen immer sauber aus, können bei Bedarf schnell ausgetauscht und entfernt werden. Mit dem PC entwickelt und dann gedruckt sind die Rückenschilder schnell verfügbar und immer gut lesbar. Weiterhin können Sie diese bei Bedarf immer wieder ändern und neu ausdrucken.
Besorgen Sie sich für jeden Ordner die passenden Register, je nachdem wie viele Unterkategorien Sie im Ordner anlegen möchten. Empfehlenswert sind 6er Register. Hierdurch sind weder zu viel noch zu wenige Unterlagen im Ordner. 10er Register werden zwar häufig benutzt, jedoch sind die Ordner durch Unterlagen zu 10 verschiedenen Themen recht schnell voll.
Wählen Sie eine für Sie angenehme Ordnerfarben aus; möchten Sie alle Ordner in einer oder bevorzugen Sie mehrere Farben?
Ideen zur Farbauswahl der Ordner:
Dies sind einige Vorschläge, wie Sie die Ordner für Ihre privaten Papiere übersichtlich und farbig sortieren können. So erhalten Sie eine schöne Optik und gleichzeitig einen besseren Überblick.
Planen Sie das Ordnungssystem für Ihre privaten Papiere evtl. vorab auf Papier und erstellen Sie sich dann eine Einkaufsliste für alle benötigten Bestandteile.
Der Aufbewahrungsort hängt davon ab, wo Sie die Unterlagen hauptsächlich bearbeiten werden und wie viel Platz Ihnen im Wohnraum zur Verfügung steht. Die meisten haben einen Bereich in der Wohnung, an dem Ordner mit verschiedenen Unterlagen sinnvoll aufbewahrt werden können. Dies kann ein Arbeitszimmer, Büro oder ein Arbeitsbereich sein, in dem ein geeignetes Regal oder ein Schrank steht.
Hat man im Wohnbereich nicht so viel Platz, können die Unterlagen auch aufgeteilt werden: wichtige und häufiger benötigte Ordner sind im Wohnbereich; alle anderen im Keller bzw. in einem Kellerraum.
Sehr wichtige Unterlagen sind im Keller am Sichersten aufgehoben: Wichtige Dokumente werden selten gestohlen; sie gehen durch Brandschaden und oft auch durch das Löschwasser kaputt.
Die meisten Feuer entstehen im Wohnbereich, viel seltener im Keller. Auch Diebe durchwühlen meistens Schränke im Büro- und Wohnbereich, extrem selten werden auch noch die Kellerräume aufgesucht. Deshalb sind wichtige Papiere im Keller gut aufgehoben. Als gute Alternative für ganz wichtige Dokumente sind auch ein feuerfester Tresor oder eine feuerfeste und wasserdichte Dokumentenbox geeignet.
Hängemappen werden auch Hängeregistratur genannt. Für das Sortieren von privaten Unterlagen sind Hängemappen eher kritisch zu sehen.
Sie sind also eher für die themen- oder kundenbezogene Ablage von Papieren, von denen man weiß, dass es nicht zu viele werden geeignet als für das Organisieren von privaten Unterlagen.
Da der zur Verfügung stehende Platz meist nicht unendlich ist, sollte man von Zeit zu Zeit auch einmal ausmisten.
Papiere, die Sie nie wegwerfen sollten
Für alles andere gilt:
Was? |
Wie lange? |
Info |
Bankunterlagen |
10 Jahre empfehlenswert |
Die Beschaffung von alten Kontounterlagen ist meistens sehr teuer! |
Versicherungsunterlagen |
Solange die Verträge laufen |
Kapitallebens-, private Rentenversicherungen, 3-4 Jahre nach Auszahlung aufbewahren. Es können Ansprüche Ihrerseits entstehen |
Ausbildungs-, Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen |
Aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und schriftlich bestätigt ist |
auch Bestätigung sonstiger Zeiten wie Bundeswehr, Zivildienst usw. |
Unterlagen zur gesetzlichen Rentenversicherung |
Aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und schriftlich bestätigt ist |
|
Steuerunterlagen |
10 Jahre empfehlenswert Wichtig als Einkommensnachweis bei staatlichen Unterstützungen (Kindergeld, BaföG, Elterngeld, Pflegegeld usw.) |
|
Rechnungen / Quittungen |
Solange die Garantie läuft |
Meistens 2 Jahre, |
Handwerkerrechnungen |
wg. der Gewährleistungspflicht bei Handwerksleistungen |
Deutschland z.B. 5 Jahre |
Wohnungs- und Mietverträge + Übergabeprotokolle |
nach Beendigung des Mietverhältnisses noch einige Jahre aufheben |
Deutschland z.B. 3 Jahre |
Haus- oder Wohnungskauf, An- oder Umbau, Renovierung |
Rechnungen und Pläne immer behalten: Bei Verkauf leichtere Wertermittlung der Immobilie |
Unterlagen von Renovierungen sollte man aufheben |